Warum Personalplanung eine gute Strategie ist und auch im Krisenfall hilft

"Wir sind so schnell gewachsen." 
Einer der häufigsten Sätze, den ich höre, wenn ich mit mittelständischen Firmen spreche. Die letzten Jahre waren sehr gut, es gab tolle Aufträge, sie brauchten viel Personal und sind stetig gewachsen. Von einer kleinen Bude mit 4 Leuten um einen Tisch sind sie nun ein großes Unternehmen mit mehr als 400 Mitarbeitern. 

Und es läuft meistens so: Führungskraft Meier kommt zum Chef Müller und sagt: "Ich brauche dringend Leute!" und Müller sagt: "Gut, dann such dir welche und stell sie ein." 

Nach ein paar Jahren sind dann aus ein paar Mitarbeitern viele geworden. Viele mit unterschiedlichen Bedürfnissen, mit unterschiedlichen Erfahrungen und Ausbildungen. Im schlechtesten Szenario werden in einer Abteilung Mitarbeiter entlassen, weil es dort gerade nicht so gut läuft, in einer anderen aber gesucht, weil die Digitalisierung dann doch keine Arbeitsplätze frisst, aber gute und IT erfahrene Mitarbeiter braucht. Aber da es kein Konzept dahinter gibt, weiß Abteilung A nicht von B und niemand weiß, dass Lisa Baum aus Abteilung A eigentlich enorm IT affin ist und ihr Wissen und ihre Fähigkeiten super in Abteilung B hätte einsetzen können. 
Warum weiß das eigentlich niemand? 
Die richtige Personalplanung setzt genau hier an.

Eine fundierte Personalbestandsplanung schafft Klarheit

Eine gute Personalbestandsplanung schafft schon mal die Basis für alle weiteren personalrelevanten Themen im Unternehmen. Zu wissen, wie viele Mitarbeiter mit welchen Kenntnissen und Fähigkeiten im Unternehmen sind, schafft Klarheit über alle Talente im Unternehmen. Sie wissen genau, wer welche Sprache spricht, welche Ausbildung er hat oder welche Kompetenzen. Sie wissen auch, welche Kerngebiete jemand hat, aber auch, welche beruflichen Interessen und Ziele ein Mitarbeiter verfolgt. Sollten Sie also in eine Veränderung gehen - eine Krise ist ja nichts anderes, dann haben Sie zumindest schon mal einen guten Überblick über ihr bestehendes Kapital.

Jede Veränderung bringt neue  Bedarfe mit sich

Wenn Sie neuen Produkte einführen, ein neues IT System starten oder gar Stellen abbauen müssen, hat Ihr Unternehmen einen neuen Bedarf. Sie brauchen andere Kompetenzen und stellen Anforderungen an Ihre Mitarbeiter, die neu sind. Nun haben Sie aber mit einer guten Personalbestandsplanung Ihre Hausaufgaben gemacht, und gehen von hier aus los, und planen die Zukunft. Wen oder was brauchen Sie nun in der Zukunft? Und wie viele? 

Eine Personalbedarfsplanung zeigt Ihnen dann sehr schnell auf einem Chart, was die Zukunft bringt. 

Ein einfacher Ist- Soll- Abgleich zeugt Ihnen, worin Sie investieren müssen. Manchmal reicht interne Versetzung oder Personalentwicklung, um den neuen Anforderungen gerecht zu werden. Manchmal braucht es Stellenaufbau oder auch -abbau. Aber Sie können an Hand von deutlichen Daten und Zahlen genau planen. 

Sie wachsen also nicht blind und kopflos, sondern mit System und Prozessen. Und haben es in der Hand.